Wanneer doe je het goed als verenigingsbestuurder?

Goed bestuur is zowel nationaal als internationaal een actueel thema. Bedrijven, zorginstellingen en maatschappelijke organisaties debatteren volop over de juiste juridische, ethische en bestuurlijke kaders voor hun organisatie. De sport blijft niet achter: goed sportbestuur is bij NOC*NSF al jaren een belangrijk thema. Al in 2005 ontwikkelde een expertgroep op initiatief van de overkoepelende bond een code voor Goed Sportbestuur. Deze governance code bestaat uit richtlijnen voor bestuurders van sportbonden, maar is volgens de makers ook nuttig en van toepassing op lokale verenigingsbestuurders. Met het invoeren van de code was Nederland wereldwijd een voorloper op het gebied van aandacht voor goed sportbestuur.

Herijking van de code

Inmiddels is de code 12 jaar oud en rijst de vraag in hoeverre een code inderdaad zinvol is voor verenigingsbestuurders. Met deze vraag in het achterhoofd startte NOC*NSF in 2017 een traject tot herijking van de code Goed Sportbestuur. Maar wanneer is er eigenlijk sprake van goed bestuur van de sportvereniging? Op basis van nationale en internationale literatuur zijn 10 factoren te onderscheiden, die naar verwachting ook gelden voor goed bestuur van de sportvereniging. We zetten de principes nog eens op een rij en vroegen een kleine 300 lokale sportverenigingen: hoe werken deze richtlijnen in de praktijk?

Goede bestuursprocessen

De eerste vijf principes behelzen het proces van besturen van een sportvereniging.

• Bestuur een vereniging niet met harde hand, maar democratisch. Dit houdt bijvoorbeeld in dat leden van de vereniging gelijk worden behandeld. Ook dat er jaarlijks een ALV wordt gehouden waarmee leden kunnen meebeslissen over de richting van de club. En dat het bestuur zich schikt naar stemmingen van de ALV.
• Ten tweede is het belangrijk dat het bestuur zowel bij bestuursvergaderingen als bij de ALV streeft naar verbinding. Door het betrekken en in discussie gaan met leden van de club, ontstaat breder draagvlak voor de koers van de vereniging.
• Ook is belangrijk dat het bestuur van de club op een transparante manier informatie uitwisselt met haar leden. Zodat leden steeds op de hoogte zijn van wat er binnen de vereniging gebeurt. Dit kan bijvoorbeeld door het publiceren van alle agenda’s, notulen, jaarverslagen en externe rapporten op de website van de vereniging.
• En: zorg dat je bestuur niet alleen uit grijze mannen bestaat, maar zet je in voor een representatieve samenstelling van het bestuur. Zowel in leeftijd en geslacht, maar zorg ook dat verschillende ‘stemmen’ uit de club vertegenwoordigd zijn. Denk daarbij bijvoorbeeld ook aan de stem van de trainers, of van de ouders van de jeugd. Een goed bestuur weerspiegelt de hele club.
• Als vijfde richtlijn, is het goed wanneer voor iedereen duidelijk is wat precies de taken en verantwoordelijkheden van bestuursleden zijn. Dit kun je als club bereiken door het opstellen van een taakomschrijving per bestuursfunctie en die vervolgens tijdens de ALV te bespreken en te evalueren.

Goed verenigingsbeleid

Goed bestuur is ook terug te zien in het beleid van de vereniging.

• Een goed bestuur opereert effectief en efficiënt. Daarmee wordt bedoeld dat er een passende financiële begroting is, dat het bestuur jaarlijkse doelen opstelt, dat er ook meerjarenbeleidsplannen zijn voor de langere termijn en ook een missie en visie kunnen hierbij helpen.
• Daarbij is het belangrijk dat een sportvereniging oog heeft voor bredere maatschappelijke doelen waarbij de club een belangrijke rol kan spelen. We weten inmiddels allemaal dat sport als middel kan bijdragen aan bijvoorbeeld een gezonde leefstijl en sociale participatie. Maar denk ook aan verantwoordelijkheid voor het milieu, door als club oog te hebben voor duurzaamheid.

Goed handelen van verenigingsbestuurders

Net zo belangrijk als beleidsplannen en een open relatie met de ALV, is het gedrag van individuele bestuurders.

• Een open deur, maar de bestuurder dient zich uiteraard te houden aan de regels van de wet.
• Daar hoort bij dat hij of zij zich integer gedraagt, in lijn met de normen van de sportvereniging. Wat deze normen zijn, varieert per sportvereniging maar kun je als club vastleggen in een gedragscode. Hierin kun je bijvoorbeeld afspraken maken over belangenverstrengeling, declaraties of het omgaan met vertrouwelijke informatie.

Goed toezicht op bestuur

Ten slotte is het van belang dat het toezicht op het bestuur goed geregeld is. Een kascommissie kan bijvoorbeeld toezien op de clubfinanciën. En ook signalen uit de club over integriteit of transparantie bespreekbaar maken.

Wat is goed bestuur in de praktijk?

Tot zover de theorie van goed sportbestuur. Maar dragen deze criteria daadwerkelijk bij aan de kwaliteit van lokale verenigingsbesturen? Om dat te peilen vroegen we naar de mening van 263 verenigingsbestuurders. En ja: ook op lokaal niveau blijken de 10 theoretische criteria de basis voor goed bestuur in de praktijk te zijn.

Lokale clubbesturen gaan echter nog een stap verder. Volgens de bevraagde sportbestuurders is goed bestuur meer dan de 10 richtlijnen. Zij voegen er vanuit hun praktijkervaring nog een paar criteria aan toe:

• Goed bestuur op lokaal niveau vraagt ook om bestuursleden met specifieke en voor de club noodzakelijke vaardigheden. Daarbij gaat het om de sportieve koers, maar ook om vaardigheden als marketing, ledenwerving en verbinding kunnen leggen met lokale overheden en bedrijfsleven. Denk dus breder dan de klassieke indeling in voorzitter, secretaris en penningmeester. Heel belangrijk hierbij is ook dat de bestuurders zorgvuldig en systematisch werken.
• Een heel praktisch punt: het bestuur moet de vereniging beschermen tegen slecht beleid en onbehoorlijk bestuur, door het afsluiten van een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering.
• En tenslotte vinden lokale bestuurders er één richtlijn boven alle anderen uitspringen: het meest van belang is dat het bestuur zich actief inzet voor het voortbestaan van de club. Ofwel: ledenbinding en -behoud staan hoog op de agenda.

In het onderzoek zien we kleine verschillen tussen bestuurders en de mate waarin zij goed bestuur belangrijk vinden. Bestuurders van grote verenigingen (400+), in stedelijk gebied en met beschikking over een eigen accommodatie lijken goed bestuur in lichte mate belangrijker te vinden. Dit lijkt erop te wijzen dat goed bestuur belangrijker wordt, naarmate het niveau van professionaliteit van de sportvereniging stijgt.

Een governance code afdwingen?

De vraag die in de afgelopen jaren regelmatig opkwam is in hoeverre je goed bestuurd middels een code moet afdwingen. De sportclubs uit het onderzoek zijn hier geen voorstander van. Sportbestuurders vinden de code zeer waardevol ter ondersteuning, zij willen erover geïnformeerd en geadviseerd worden. En zij willen er met collega-verenigingsbestuurders over sparren. Maar de lokale verenigingen willen absoluut niet voorgeschreven worden hoe het moet. Bestuurders hechten veel waarde aan hun zelfbeschikkingsrecht en autonomie en reageren veelal fel als het gaat over het invoeren van meer regeltjes. Bovendien variëren sportverenigingen sterk van elkaar in menselijke capaciteiten, context en organisatorische structuur. Het opstellen van richtlijnen die bij alle verenigingen tot goed bestuur leiden, is hierdoor nagenoeg onmogelijk.

Advies aan NOC*NSF en de sportbonden

Bij NOC*NSF en bonden ligt dan ook de taak om verenigingen niet als leermeester te benaderen. Laat besturen vooral zelf besturen. De belangrijkste taak ligt in het creëren van bewustwording van verenigingen, dat goed bestuur meerdere factoren omvat en dat het voldoen aan deze criteria de vereniging ten goede komt. Goed bestuur draagt immers bij aan de financiële gezondheid van verenigingen, aan de sfeer, aan de betrokkenheid van leden en op den duur zelfs aan sportieve prestaties. Zodra verenigingen dit realiseren is er al veel gewonnen.

Bij bestuurders van lokale verenigingen ligt de taak om met regelmaat bij zichzelf te rade te gaan in hoeverre hun club voldoet aan de criteria voor goed bestuur. Ga met het eigen bestuur het gesprek aan over wat er op dit gebied goed en minder goed gaat. En kijk rond. Op het gebied van goed bestuur hoeft het wiel vaak niet opnieuw uitgevonden te worden. Bij collega-sportverenigingen, maar ook bij andere maatschappelijke organisaties valt veel te leren. Het begint echter met een zelfkritische houding en de durf om zaken die al jaren zo gaan, anders aan te pakken.