1. Zorg voor een aanspreekpunt
Een enthousiaste coördinator of een bestuurder die deze rol op zich neemt heeft een cruciale verbindende rol. De coördinator is de vraagbaak voor de vrijwilligers. Deze persoon behartigt binnen de organisatie het belang van de onbetaalde medewerkers en beschermt ze tegen overbelasting.
2. Houd je aan afspraken
Neem alle medewerkers serieus en houd je aan gemaakte afspraken. Zeker mensen met een druk leven vinden het vervelend als blijkt dat een klus of taak veel meer tijd kost dan vooraf is afgesproken.
3. Zorg voor een vergoeding
Kijk naar mogelijkheden voor een financiële vergoeding en/of goede onkostenvergoeding. Hier vind je meer informatie om vrijwilligerswerk financieel en juridisch goed te regelen.
4. Bied ontwikkelingsmogelijkheden
Ambitieuze vrijwilligers kun je cursussen, bijscholingen of train-de-trainers aanbieden. Via de Academie voor Sportkader en het programma Veilig Sportklimaat is er aanbod dat niet of nauwelijks geld kost voor sportverenigingen. Een andere mogelijkheid is om vrijwilligers mee te laten lopen met professionals of andere (meer ervaren) medewerkers. De coördinator heeft regelmatig contact met de vrijwilligers, bijvoorbeeld in (commissie)vergaderingen of informeel. Voer als coördinator ook regelmatig (voortgangs)gesprekken. De interesse in het werk van vrijwilligers is ook een vorm van waardering. Besteed aandacht aan wat van beide kanten goed loopt, wat beter kan en wat hun behoeften aan ontwikkeling zijn. Ook belangrijk: een exitgesprek met een vertrekkende kracht.
5. Waardering en erkenning
Je kunt op verschillende manieren laten merken dat de vrijwilliger belangrijk is voor je organisatie. In onderstaand filmpje zie je hoe de KNVB alle mensen bedankt voor een topseizoen.
Het uiten van erkenning kan bijvoorbeeld ook door:
- een bloemetje, cadeau, bon, kerstpakket of iets dergelijks voor speciale momenten;
- een vrijwilligersvergoeding en/of onkostenvergoeding;
- speciale privileges, zoals het gebruik van ruimten en materiaal voor privégebruik;
- kortingen op lidmaatschappen van verenigingen, toegang tot evenementen of gebruik van accommodaties;
- via sommige gemeenten kun je een vrijwilligerspas aanschaffen voor je vrijwilligers, waarmee ze korting krijgen in winkels.
“Bij mijn vereniging hebben we één keer per jaar een vrijwilligersavond. Alle vrijwilligers en hun partners worden dan uitgenodigd. Bij die gelegenheid wordt ook een vrijwilliger van het jaar gekozen.”
Liesbeth van der Meer, teamleider bij Rotterdam Sportsupport
Tevredenheid vrijwilligers
Daarnaast spelen vaak onzichtbare factoren mee, zoals de sfeer binnen de organisatie en de omgang met elkaar. Door uitvoering van een tevredenheidsonderzoek kun je dit in beeld brengen en bespreekbaar maken. Met het Vrijwilligers Tevredenheid Onderzoek (VTO) krijg je eenvoudig, snel én goedkoop inzicht in de tevredenheid van vrijwilligers. Dit digitale vragenlijstonderzoek geeft een beeld van de tevredenheid over de begeleiding, de samenwerking en de voorzieningen. Daarnaast krijg je zicht op de motivatie van de vrijwilligers.
