Hoe betrek je stakeholders bij implementatie?

Breng stakeholders in kaart

Wil je een nieuwe interventie of programma succesvol introduceren en implementeren, dan betekent dat nogal wat mensen en organisaties hun gedrag moeten aanpassen om mee te gaan in jouw project. Kijk voor een gestructureerde aanpak naar vijf verschillende niveaus van stakeholders.

• De eindgebruiker: Wie is de uiteindelijke doelgroep van de interventie, bij wie je hoopt dat er positieve effecten van bewegen worden bereikt? Bijvoorbeeld een sporter die minder blessures krijgt, een kind dat meer gaat bewegen in de vrije tijd, of een oudere die minder risico loopt op een val met ernstige gevolgen.
• De implementeerder: Degene die betrokken is bij de uitvoer van de interventie. Dit zijn vaak professionals die een bepaalde werkwijze moeten gaan toepassen, zoals een zorgverlener die een nieuwe richtlijn moet uitvoeren of een sporttrainer die een module voor blessurepreventie in zijn trainingen moet verwerken.
• Organisatie: Vaak zijn er naast de implementeerder nog anderen betrokken bij de beslissing om een interventie of vernieuwing te implementeren. Hierbij kun je denken aan managers of directieleden, collega’s, of andere afdelingen binnen een organisatie.
• Context: De context richt zich meer op de bredere sociale of politieke setting. Zo kunnen zorgprofessionals afhankelijk zijn van financiering vanuit zorgverzekeraars en de wetgeving die hiermee samenhangt. Ook samenwerkingsverbanden, beroepsverenigingen en gemeenten kunnen op dit niveau van belang zijn. 
• Interventie-eigenaar: Dit is iedereen die verantwoordelijk is voor de interventie zelf, zoals de ontwikkelaar, partijen die training of support geven, of organisaties die de interventie op de markt brengen.

Rollen afhankelijk van invloed en interesse

Wanneer de stakeholders in kaart zijn gebracht, bekijk je welke rol zij bij jouw implementatieproces kunnen spelen. Niet iedere stakeholder is hierbij gelijk. De manier waarop je contact legt en de mate waarin ze worden betrokken, kun je daarop afstemmen. Een eerste stap hierin is om eerst eens na te gaan hoeveel invloed de stakeholder heeft op een succesvolle implementatie en hoe enthousiast ze (waarschijnlijk) zijn over jouw interventie.

Realiseer je ook dat er binnen jouw groep van stakeholders altijd verschillen zitten in hoe snel iemand een vernieuwing adopteert. Je hebt daarin te maken met de koplopers en achterblijvers, en een grote middengroep (ook wel de adoptiecurve genoemd^[2]). Als je verschillende relevante kenmerken van de stakeholders in kaart hebt gebracht, wordt duidelijker op welke manier je ze erbij kunt betrekken.

De eerste stappen in de samenwerking

Het betrekken van stakeholders bij de implementatie van je interventie gaat natuurlijk het makkelijkst als je al een goede relatie met deze stakeholder hebt. Het wordt dan ook vaak aangeraden om al bij de ontwikkeling van de interventie na te denken wie er later op de route bij de implementatie een rol spelen – en hun vroeg erbij te betrekken. Zo kun je een gevoel van gedeeld eigenaarschap en urgentie bereiken. Voor het eerste contact met een stakeholder, of dat nou bij de ontwikkeling van de interventie is of de implementatie ervan, is het goed om te vertrekken vanuit gedeelde doelstellingen, visies of belangen. In het vervolg is het goed om open en transparant te zijn over de verschillende rollen en verantwoordelijkheden en overeen te komen wat de verwachte uitkomsten zijn. Ook kan het verstandig zijn om de stakeholder te bevragen over andere partijen of personen in zijn of haar netwerk die mogelijk ook betrokken kunnen of moeten worden. Dit sneeuwbaleffect maakt je overzicht van stakeholders steeds completer.

Mate van betrokkenheid

Aan de slag: als je het met een stakeholder hebt gehad over de verschillende rollen en verantwoordelijkheden wordt het daarna concreter over wat je samen gaat doen. Een handig hulpmiddel hierbij is de participatieladder. Deze heeft inmiddels verschillende vormen, maar veelgebruikt is de versie van Roger Hart^[3]. Hierop staan acht verschillende ‘niveaus’ van (schijn)participatie van belanghebbenden in een project beschreven, variërend van afkopen (laagste niveau en vorm van schijnparticipatie) tot meebeslissen.

Door de vormgeving in een ladder kan de misvatting ontstaan dat op ieder moment iedere persoon of stakeholder moet streven naar die hoogste trede van meebeslissen. Dit is niet het geval en vaak ook niet wenselijk. Wel kan deze tool het gesprek vergemakkelijken over welke bijdrage van welke stakeholder op welk moment in het project het meest wenselijk is. Het gaat hier niet alleen om welke rol de stakeholder gaat vervullen, maar ook om de communicatie van het project naar de stakeholder toe. Het gaat dus expliciet om de samenwerkingen tussen de partijen.

Netwerkdip

Met goede afspraken en duidelijkheid over de wederzijdse verwachtingen probeer je de samenwerking zo veel mogelijk te optimaliseren. Desalniettemin zal samenwerking met ups en downs gaan. Zo kunnen verschillende of nieuwe belangen een rol spelen, resultaten tegenvallen, of de financiering niet gaan zoals gehoopt. De zogenoemde ‘netwerkdip’ is dan ook een bekend fenomeen^[4]. Het vraagt veel van alle betrokkenen om daar goed uit te komen. Belangrijke elementen daarin zijn het terugpakken op het gemeenschappelijke doel en ambitie, investeren in de onderlinge relaties tussen stakeholders, zorg dragen voor gegund en gedeeld eigenaarschap en het zichtbaar maken van kleine successen en impact. Goede energie in een samenwerking zorgt voor de beste resultaten.

Ben je op zoek naar hulpmiddelen voor je stakeholderanalyse? Kijk dan bij: Implementatieplan opstellen.

Meer weten?

Meer weten over implementatie? Het Platform Implementatie Sport & Bewegen biedt informatie, best practices en praktische hulpmiddelen.