In de Sportsubsidie database van Kenniscentrum Sport & Bewegen kun je subsidies vinden voor allerlei investeringen en projecten. Ook vind je een link naar de gegevens van de subsidieverstrekker en de subsidievoorwaarden.
1. Bestudeer de voorwaarden
Wanneer je een subsidie hebt gevonden die lijkt te passen bij je investering of project, begint het met het bestuderen van de voorwaarden. Komt het project of de investering echt in aanmerking? In de voorwaarden lees je waar de aanvrager aan moet voldoen en welke eisen van toepassing zijn op je investering of project. Denk bijvoorbeeld aan voorwaarden rond het winstoogmerk van je organisatie, omvang, doelgroep van het project, type investering (is deze duurzaam?) en een eigen bijdrage. Want voor bijna alle subsidies en fondsen geldt dat je zelf ook moet bijdragen.
2. Zorg voor een plan en een begroting
Wanneer je een bijdrage aanvraagt vanuit een fonds of subsidieverstrekker moet je daarbij altijd een uitgewerkt projectplan indienen, met daarin een beschrijving van het project, de doelstelling en doelgroep. Voeg daarbij ook een (realistisch) tijdspad en een begroting toe, waaruit blijkt welke financiering je al hebt, nog wordt verwacht en het bedrag dat nodig is om de investering te kunnen doen.
3. Doelmatige projectbeschrijving
Laat in de beschrijving van het project en de investering duidelijk zien op welke punten je voldoet aan de voorwaarden van de subsidieregeling. Toon aan waarom het project innovatief is of bijdraagt aan de samenleving. Gaat het om een duurzame investering? Lever het onderliggende bewijs dat de investering duurzaam is. In veel gevallen is deze te verkrijgen bij de leverancier.
4. Begin op tijd
De meeste subsidies moet je aanvragen voordat je de investering hebt gedaan of het project is begonnen. Begin dus op tijd met de voorbereidingen, het schrijven en het verzamelen van alle informatie die je moet inleveren.
5. Deadline subsidieaanvraag
Houd de deadline van de regeling in de gaten. Deze zijn keihard. Wanneer je de aanvraag na de deadline inlevert, maak je geen kans meer op subsidie. Verder kennen veel regelingen een aanpak waarbij aanvragen op volgorde van binnenkomst worden behandeld. Vooral bij populaire subsidieprogramma’s is daarom slim echt zo snel mogelijk nadat de subsidie is opengesteld voor aanvragen, je verzoek in te dienen. Zo verhoog je de slagingskans.
6. Meerdere subsidies voor dezelfde uitgave
Veel subsidies mogen ‘gestapeld’ worden. Dat betekent dat je voor een project of investering meerdere subsidies mag benutten. Dit kun je checken in de voorwaarden of door contact te leggen met de subsidieverstrekkende instantie.
7. Maak goede afspraken met samenwerkingspartners
Werk je binnen het project samen met andere partners? Zorg dan voor goed afspraken en leg deze ook vast in een overeenkomst. Vaak staat dit ook in de subsidievoorwaarden, maar om later problemen te voorkomen, is het voor je eigen organisatie ook aan te raden vooraf duidelijk vast te leggen welke partij opdraait voor bepaalde kosten en wie waar verantwoordelijk voor is. Soms moet je daarbij ook rekening houden met juridische obstakels, zeker wanneer het een internationale samenwerking betreft.
8. Richt je administratie vanaf het begin in
Wanneer je subsidie ontvangt, moet je dit altijd kunnen verantwoorden. De subsidieverstrekker zal dit in elk geval achteraf, en soms ook tussentijds, controleren. Dit betekent dat je nauwkeurig moet bijhouden wat je uitgeeft, hoeveel uren jij en je partners in het project steken en of het project op schema ligt. De officiële stukken die hierbij horen zoals offertes, facturen en afspraken met leveranciers moet je ook paraat hebben. De ervaring leert dat je al deze zaken vanaf dag één goed moet bijhouden, want wanneer je achteraf informatie bij elkaar moet gaan zoeken, leidt dit vrijwel altijd tot moeilijkheden en onvolledige administraties. Er bestaan (online) administratie tools die je hiervoor kunt gebruiken.
9. Wijs een projectleider aan
Leg bij één persoon de verantwoordelijkheid neer voor de subsidieaanvraag, de aansturing en voortgang van het project. Dit kan iemand binnen de eigen organisatie zijn, maar ook een externe adviseur. Zo weet je dat alle informatie op één plek binnenkomt en dat één projectleider het hele traject onder zijn hoede heeft. Op die manier komt het sneller aan het licht wanneer er iets misgaat, en kan er sneller worden ingegrepen om het traject tot een succes te maken.
10. Houd contact met subsidieverstrekker
Het is verstandig om, terwijl je project of investering loopt, contact te houden met de subsidieverstrekker. Bijvoorbeeld wanneer er wijzigingen zijn of wanneer je tegen onvoorziene zaken aanloopt waardoor je project wordt beïnvloed of vertraging oploopt.
Meer lezen
Lees hier ook het artikel over het aanvragen van subsidies voor de verduurzaming van sportaccommodaties.
