Tips en tricks bij het aanvragen van de Europese sportsubsidie Erasmus+Sport

Erasmus+ Sport programma

In de programmagids van het Europese programma Erasmus+ vind je alle subsidiekansen voor sport- en beweegprojecten in Europa die je kunt indienen voor de call van 2025. Je kunt subsidie krijgen voor Europese samenwerking, voor projecten die bijdragen aan de Europese Week voor Sport (EWoS) en voor non-profit sportevenementen.

Als non-profit of publieke organisatie kun je subsidie aanvragen voor een project, of je kunt partner zijn in een project. Voorbeelden van kansrijke organisaties zijn sportbonden, sportclubs, jongerenorganisaties, breedtesportorganisaties, of organisaties die actief zijn in de promotie van sport en bewegen.

Nevobo: We lead volleybal together

Wat komt er in de praktijk kijken bij een succesvolle subsidieaanvraag? Dorien Tenhaeff van volleybalbond Nevobo vertelt hoe zij een subsidie van € 250.000 goedgekeurd kregen – met bijna het maximaal aantal haalbare punten vanuit Erasmus+. Hun project – We lead volleybal together – laat Europese meiden (16 tot 20 jaar) hun leiderschapsskills ontwikkelen, zodat zij vaker doorgroeien richting een rol van bestuurslid, trainer, coach, of scheidsrechter.

Zorgvuldige partnerkeuze

Dorien vertelt dat je in de eerste plaats je Europese projectpartners zorgvuldig moet kiezen. “We hebben bewust gekozen voor samenwerking met volleybalbonden uit andere Noord-Europese landen. Van die landen zou je denken: daar is het allemaal op orde qua kansen voor vrouwen. En toch hebben we een vergelijkbare problematiek: vrouwen hebben een hoge participatiegraad in het volleybal, maar vooral mannen groeien door naar wat wij de ‘decision making positions’ noemen. In ons consortium zitten de volleybalbonden uit Noorwegen, Denemarken en IJsland. En omdat we ook samenwerken met de Haagse Hogeschool als kennispartner, kwamen we uit op méér dan het minimale aantal partners in ons consortium. Ook dat was een succesfactor.”

Onderbouwing en concretisering

“Wat ‘Brussel’ ook wil weten is: waarom is dit onderwerp relevant voor zowel de deelnemende landen als op Europees niveau? Wij hebben met veel bronnen en wetenschappelijk onderzoek in onze aanvraag onderbouwd waarom vrouwen niet door het glazen plafond heen breken. Dat vonden de beoordelaars sterk aan ons voorstel.”

De aanvraag vanuit de Nevobo scoorde ook hoog op de concrete output en deliverables in de aanvraag. “We hadden deskundige begeleiding van een externe expert, die ons enorm kritische vragen stelde en hielp om dingen concreter te maken. We hebben ook veel één-op-één gesprekken gevoerd met onze partners: Hoe is de context bij jullie? Hoe zou het project bij jullie landen? Welke activiteiten willen jullie gaan doen? Zo hebben we onze aanvraag veel verdieping gegeven. We hebben ook een specificatie van het budget meegestuurd, waarin we transparant maken welke partner met welk deel van het budget aan de slag gaat.”

Plezier en uitwisseling

Ook het in een vroeg stadium al mensen betrekken heeft veel effect gehad, aldus Dorien. “We hebben de mensen voor onze Advisory Board al vroeg benaderd. Zo konden we ze met naam en toenaam opnemen in de aanvraag: dat maakt heel concreet hoe groot de betrokkenheid en het draagvlak is voor je project.” Dorien benadrukt tot slot dat ze vooral ook veel plezier hebben gehad in de vier maanden dat ze hun aanvraag uitwerkten. “In die fase wissel je al zoveel waardevolle kennis uit! En het is gewoon mooi dat je een onderwerp waar je warm voor loopt, samen verder kunt brengen met behulp van Europese programma’s.”

Gehandicaptensport Nederland: Motor Activity Training Programme

Ingrid van Gelder is bij WINNING Sport zelfstandig expert op het gebied van Erasmus+ aanvragen. Zij hielp Gehandicaptensport Nederland bij hun subsidieaanvraag. Ook hun project – het Motor Activity Training Program (MATP) – haalde bijna de maximale score vanuit de EU en kreeg € 250.000 toegekend. 

Match met EU-speerpunten

Ingrid licht toe waarom hun aanvraag in goede aarde viel bij Erasmus+. “Ons project richt zich op mensen met een meervoudige beperking die afhankelijk zijn van hulp en verzorging. MATP is een aanpak die bijdraagt aan een waardevolle dagbesteding door middel van sport- en beweegactiviteiten. Deze aanpak is ontwikkeld door Special Olympics International. Na verloop van tijd merkten we echter dat er weinig oefeningen beschikbaar waren, dat nieuwe inzichten niet werden meegenomen, dat zorgprofessionals weinig opleiding kregen om beweegactiviteiten te kunnen begeleiden en dat sportverenigingen het lastig vonden om deze doelgroep te ontvangen. We kwamen tot de conclusie dat een internationaal netwerk of platform voor kennisuitwisseling over MATP hier enorm aan zou kunnen bijdragen. Dat sloot natuurlijk perfect aan op het speerpunt ‘meer inclusie’ vanuit Erasmus+.” 

Complementaire partners

Ondanks die goede match op ambitie, moest Gehandicaptensport Nederland nog wel partners vinden, vertelt Ingrid. “We hebben een eerste projectidee uitgewerkt en zijn daarmee Europees de boer op gegaan. We hebben gezocht naar een complementaire groep partners.  We werken nu samen met Ierland, dat heel sterk is in het maken van een curriculum met oefeningen én in het opleiden van professionals. Zij werken al veel samen met onderwijsinstellingen rond dit thema. Een tweede partner is Slowakije, die veel ervaring heeft in communicatie en zichtbaarheid creëren. Bovendien hadden zij al een stevig internationaal netwerk dat we konden benutten.”

De tijd nemen

Ingrid: “In overleg met het consortium hebben we subsidie aangevraagd voor een periode van drie jaar. Dat was een bewuste keuze. We willen de tijd nemen om dingen goed te ontwikkelen en uit te testen in de praktijk in de diverse landen. We willen bovendien dat de doelgroep al iets gaat merken van de resultaten van de Europese samenwerking. Dit was een insteek die werd gewaardeerd vanuit Erasmus+.” 

Uiteindelijk is al het werk dat je in de aanvraag steekt, meteen ook het werkplan en spoorboekje voor de komende drie jaar, schetst Ingrid. “Maar ook voor daarna. De kracht van internationale samenwerking is dat het ook na een project nog doorwerkt. Er ontstaan echt duurzame internationale netwerken uit.” 

KNSB: SAYES

De schaatsbond KNSB is zelf geen kartrekker, maar partner in een Erasmus+ aanvraag. Het project waarin de KNSB participeert gaat over een veilig schaatsklimaat. Corien Mostert van de KNSB: “SAYES is een preventief project dat de Europese schaatsjeugd moet beschermen tegen seksuele intimidatie. De Franse schaatsbond is kartrekker en heeft er een Europees samenwerkingsproject van gemaakt door er de KNSB, de Hongaarse schaatsbond en de Internationale schaatsunie bij te betrekken.”

Begin vanuit netwerken

Corien: “Onze deelname in dit Erasmus+ project begon met een bezoekje aan Brussel. We waren in het algemeen nieuwsgierig naar Europese kansen voor onze bond, maar op Europees niveau netwerken was nog nieuw voor ons. Bij de jaarlijkse SportInfoDay van de Europese Commissie in Brussel heb ik kennisgemaakt met de Franse schaatsbond. Ik ging na dat event wel naar huis met het idee: er is echt veel mogelijk qua Europese samenwerking, maar ik wist niet dat het zo snel concreet zou worden. Voor we het wisten, had de Franse schaatsbond ons al benaderd voor hun project.”

Vergelijkend onderzoek

Corien vertelt wat indruk maakte op de beoordelaars. “Onze kennispartner – de universiteit van Lyon – heeft een grote en belangrijke rol. Zij doen een groot vergelijkend onderzoek naar de organisatie van – en systemen binnen – de schaatssport in Europese landen. De vraag is: in hoeverre beschermen deze systemen de jonge schaatsers voor intimidatie en in hoeverre vergroten de systemen of manier van organiseren juist de risico’s op een onveilig klimaat? Op Europees niveau is dit waardevolle kennis om te vergelijken en uit te wisselen. Daarom hebben we we ook vijf conferenties georganiseerd in verschillende Europese landen, om bewustzijn en begrip rondom dit onderwerp te vergroten.”

Tips en tricks van de experts voor aanvraag Erasmus+ Sport

De aanvraag

• Neem ruim de tijd voor de aanvraag; minimaal één persoon die 4 weken de tijd heeft.
• Betrek onderwijs- of kennisinstituten als partner, om het project te monitoren en te evalueren, reviews en analyses te doen bij een ‘collaborative partnerships aanvraag’.
• Maak gebruik van de kennis bij Erasmus+ om de aanvraag te laten voldoen aan alle voorwaarden: mailen staat vrij.
• Breng de urgentie van de aanvraag goed in beeld en onderbouw deze met cijfers.
• Let bij de aanvraag op thema’s die op dat moment actueel zijn in Europa en genoemd worden in de programmagids als prioritair.
• Laat het niet op het laatste moment aankomen en zorg dat je alle benodigde documentatie gereed hebt voor het indienen van je aanvraag, want de deadline is onverbiddelijk.

Partners

• Sluit je aan bij een ervaren projecteigenaar die al eerder een subsidieaanvraag heeft gedaan en weet wat er speelt in Europa.
• Kijk ook naar partners buiten de sport, zoals het onderwijs, gezondheidsinstellingen, jeugdinstellingen, enzovoorts.
• Zoek partners verspreid over Europa, maar wel aangesloten bij Erasmus+.
• Probeer partners te zoeken die complementair zijn en goed aangeschreven staan.
• Zorg dat je officiële aanmeldingsbrieven krijgt van alle aangesloten partners.

Project

• De uitstraling van het project is heel belangrijk. Breng dat in de communicatie duidelijk naar voren.
• Het project moet sportoverstijgend zijn. Probeer aan te sluiten bij sociaal-maatschappelijke en economische problemen in Europa.
• Voor ‘evenementenaanvragen’: het side-programma (seminars, kennisuitwisseling met kennisinstellingen) speelt een belangrijke rol. Dat moet inspelen op actuele thema’s die voor Europa belangrijk zijn, zowel binnen als buiten de sport.
• Kijk of je kunt aansluiten bij een bestaand evenement.
• Borg de kennisoverdracht.

Financiële verantwoording

• Zorg ervoor dat je niet overvraagt bij de subsidieaanvraag.
• Probeer creatieve en slimme oplossingen te vinden om het subsidiegeld efficiënt te besteden.
• Zorg dat je gedurende het project alles documenteert.
• Maak foto’s van alle verrichtingen, activiteiten en (gehuurde) accommodaties, inclusief de verplichte publicatie van het EU-logo volgens de aanwijzingen van de Europese Commissie.
• Zorg in verband met de voorfinanciering voor voldoende cashflow en houd rekening met eventuele kortingen op de subsidie (in het geval het geld niet verantwoord kan worden).

Meer weten?

Kenniscentrum Sport & Bewegen kan in algemene termen advies geven, fungeren als projectpartner en doorverwijzen naar gespecialiseerde adviesbureaus of mogelijke projectpartners. Neem hiervoor contact op met Jacqueline Kronenburg.

De foto boven dit artikel is van Nevobo / Ronald Hoogendoorn.